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Wer heute eine unverschlüsselte E-Mail verschickt, muss wissen, dass ein Dritter diese lesen kann.Einen Leseschutz gibt es für diese E-Mail nicht. Neben dem Abhörsystem der USA, welches automatisiert E-Mails und Faxe auswertet, kann die E-Mail an jeder Transportstation im Internet kopiert oder archiviert werden.

Einen Schutz dagegen bietet die Verschlüsselung der E-Mail, die aber je nach Verfahren sehr aufwendig sein kann, da der Empfänger die E-Mail auch entschlüsseln muss. Um den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungengerecht zu werden, müssen zusätzlich auch steuerrelevante Dokumente archviert werden.

Hierzu muss ein E-Mailarchivierungsystem eingeführt werden, welches je nach Anzahl der E-Mailpostfächer nicht unerhebliche monatliche Kosten verursacht

In der Kanzlei werden häufig E-Mail mit z.B. Buchführungen vom Mandanten an die info@.. oder kanzlei@..Adressen gesendet, so dass ein kontrollierter Zugriff durch berechtigte Mitarbeiter oftmals nicht sichergestellt ist. Man bedenke beispielsweise die unbedachte E-Mailumleitung während eines Urlaubs.

Die Lösung lautet: T&S Mandantenportal

Der Mandant meldet sich auf der Kanzleiseite an und lädt beispielsweise seine Buchführung verschlüsselt ins Mandantenportal. Eine interne Benachrichtigung meldet dem verantwortlichen Kanzleimitarbeiter das Eintreffen der Mandantendaten. Aus dem Mandantenportal lädt sich der Kanzleimitarbeiter die Daten direkt auf seinen PC (z.B.: ins Importverzeichnis Kanzleirechnungswesen).

Selbstverständlich kann auch die Kanzlei dem Mandanten entsprechende schützenswerte Dokumente und Auswertungen zur Verfügung stellen.

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